Miércoles 13 de Noviembre de 2019

Claves para redactar un buen correo electrónico

Aunque a priori pueda parecer una cuestión banal, lo cierto es que dedicar tiempo a escribir un buen correo electrónico puede evitar futuros malentendidos

Claves para redactar un buen correo electrónico
miércoles 08 de mayo de 2019

Muchos profesionales se interesan por recibir capacitaciones sobre cómo realizar una buena presentación –para ver qué es lo que pueden mejorar para tener una mayor llegada a un cliente y/o a una audiencia– o cómo redactar una buena propuesta comercial. Sin embargo, probablemente ninguno dedique ese tiempo a descifrar cómo confeccionar un buen correo electrónico; normalmente, los mails se responden de forma casi automática, sin pensar demasiado lo que se quiere transmitir.

Conforme se ha ido expandiendo el uso de herramientas de comunicación como la mensajería instantánea en el trabajo, el objetivo y la fuerza del correo electrónico ha ido mutando. Así lo entendió el autor del libro “¿Puedes escucharme? Cómo conectarse con las personas en un mundo virtual”, Nick Morgan, quien explicó que cuando se usan plataformas como Slack –una herramienta de comunicación en equipo disponible en Google Play y en App Store– “el texto es inmediato y más informal; a veces requiere de una palabra o dos, o un emoji”, mientras que el correo electrónico cada vez es más lento y formal, ya que “requiere de una respuesta más elaborada y, a menudo, toma el lugar de la comunicación cara a cara”.

En el trajín diario, resulta tentador responder los correos electrónicos de la manera más rápida posible, para no perder tiempo y poder ocuparse de otras tareas urgentes. Sin embargo, esto conduce con frecuencia a malentendidos o a que la información del primer mail esté incompleta, por lo que se terminará gastando más tiempo en el envío de nuevos correos electrónicos para aclarar lo que faltó decir en una primera instancia.

Según Morgan, una buena medida para tratar de evitar esa situación es esperar sesenta segundos antes de enviar, tomándose ese tiempo para volver a leerlo y asegurarse de que esté todo claro. “Busca particularmente la claridad emocional. Recordá que son las emociones las que a menudo faltan en nuestra vida virtual y son difíciles de entender en un correo electrónico”, advirtió.

Dicen que los extremos nunca son buenos. Por eso, el especialista remarcó que se deben evitar los correos demasiado largos y confusos, pero que también se debe tener mucho cuidado con aquellos muy cortos. “Tratar de mantenerlo lo más corto posible puede ser una trampa. La brevedad no es una virtud en sí misma, y la escritura debe durar tanto como sea necesario”, indicó. Aunque el contenido puede ser extenso, es necesario que sea conciso; para ello, Morgan sugirió eliminar lo adverbios, adjetivos y cualquier otro tipo de relleno.

Por último, el autor hizo hincapié en la necesidad de dejar bien en claro la intención del correo electrónico. “La pregunta más importante que debes hacerte es: ¿Cómo te hace sentir lo que acabás de decir? Cuando hablás cara a cara, la persona obtiene más información de tus ojos o del lenguaje corporal; en el mundo virtual, todo eso se pierde”, manifestó.

De acuerdo a investigaciones de la Universidad de Nueva York y de la Universidad de Chicago, las personas captan la intención del escritor solo el 56% del tiempo. La solución que propusieron frente a ese problema es leer los correos electrónicos varias veces con distintos tonos –incluso sarcásticos y enojados– antes de enviarlos. “Leer un mensaje de una forma contraria a tu intención hace que te sea más fácil salir de tu perspectiva y darte cuenta que puede ser malinterpretado. Ese es el primer paso hacia una mejor comunicación”, concluyó Morgan.