Domingo 23 de Febrero de 2020

Cómo responder ante las interrupciones en una reunión

Formas de actuar antes, durante y después del encuentro para no opacar tu participación

Cómo responder ante las interrupciones en una reunión
martes 23 de julio de 2019

En las reuniones, las interrupciones suelen molestar y generar incomodidad para retomar el argumento. Para evitar reaccionar de mala manera o, de lo contrario, quedarse callado y no terminar de comunicar la idea, podés seguir estos consejos:

 

Antes de la reunión

Conocé las normas organizacionales: asesorate sobre las normas culturales durante las interacciones en reuniones. Mientras observas las reglas, etiqueta y patrones en los estilos comunicacionales de los participantes, pregúntate lo siguiente: ¿Cómo y con qué frecuencia los participantes se interrumpen entre ellos?, ¿qué tipo de interrupciones se generan?, ¿están relacionadas con la dinámica del poder (por ejemplo, los directores interrumpen a sus reportes directos)?, ¿qué tan seguido intercede la tecnología?, ¿existen prácticas institucionales para mitigar las interrupciones?

Prepará algunas frases para retomar tu idea: planificar con anticipación evita entrar en pánico y reaccionar de forma ineficiente en el momento. Podés utilizar la siguiente frase: “Antes de seguir, quisiera resumir mi idea”.

 

Durante la reunión

Participá lo antes posible: cuanto antes puedas hacer oír tu voz en la reunión, mejor. Al reclamar tu espacio temprano en la reunión, las barreras de participación posterior se reducen. Ser de los primeros en participar genera un aumento de responsabilidad y comodidad en la reunión.

Asumí que las intenciones son positivas: existe una suposición generalizada de que quienes interrumpen lo hacen con cierta arrogancia y mala intención. Pero debés reconocer las diferentes personalidades y las experiencias de los participantes. Recordá que la gente que interrumpe constantemente puede no darse cuenta de cómo los demás lo perciben. Aún si el “interruptor” está actuando de forma maliciosa, asumir lo contrario te ayudará a responder con menor carga emocional y con mayor confianza. Por eso, suponer que las intenciones de los demás son positivas puede ser una herramienta poderosa para volver a entrar a la conversación.

Resistí ante la necesidad de callarte: es completamente natural que quieras callarte y quedarte al margen cuando te interrumpen. Pero si tenés algo sustancial para agregar, evitá quedarte en silencio o apagarte. No te cruces de brazos, ni te pongas a mirar tu celular, ni tampoco te vayas de la reunión. Mejor, buscá el momento adecuado para volver a entrar en la conversación. Probá hacerte notar mediante lenguaje no-verbal, como por ejemplo, hacer alguna señal con la mano, inclinarse hacia adelante, aumentar el volumen de voz, etc.

 

Después de la reunión

Acercate a la persona que interrumpió: durante algún break en la reunión o después que ésta termine, podés dirigirte a la persona y preguntarle “¿Podría darte un feedback sobre cómo fue la reunión?” o comentarle que sentiste que no tuviste la oportunidad de transmitir todo lo que hubieras querido. Es importante mantener un tono positivo, sin combatir. Si no te sentís del todo seguro, podés hacer el feedback en forma de pregunta; por ejemplo “Noté que empecé a hablar y me interrumpieron, ¿crees que estoy haciendo algo mal?”. 

Generá alianzas: podés tener algún aliado en la reunión que pueda interrumpir de forma apropiada cuando, previamente, te han interrumpido a vos. Tu aliado podrá meterse en la conversación y decir algo así como “Creo que (nombre) aún no terminó. ¿Querés seguir con tu idea?”.

Repensá la dinámica: las interrupciones son parte natural de la forma de comunicación de las personas. Si todo el grupo está preocupado y alerta de no interrumpir a los demás, información valiosa puede perderse y la creatividad y la energía positiva pueden disiparse. En vez de crear una cultura de “no interrupciones”, dejá que cada uno termine de hablar, dándole el espacio a todos los participantes.