Domingo 23 de Febrero de 2020

Las claves para una reunión eficiente

"La interacción cara a cara en tiempo real, incluso a distancia, desbloquea la percepción de las cosas, y eso es poderoso", expresó Chris Battles

Las claves para una reunión eficiente
martes 21 de agosto de 2018

El Harvard Business Review reveló que, en la última mitad de siglo, las reuniones aumentaron de menos de 10 horas semanales a casi 23 horas, sin tomar en cuenta las reuniones espontáneas. De todas formas, aunque muchas veces son numerosas y consumen mucho tiempo, son necesarias para hacer el trabajo y fortalecer los vínculos y roles dentro de la organización. “La interacción cara a cara en tiempo real, incluso a distancia, desbloquea la percepción de las cosas, y eso es poderoso”, expresó Chris Battles, vicepresidente senior y gerente general de Comunicaciones y Colaboración para LogMeIn, proveedor de software que incluye la plataforma de reuniones GoToMeeting.

Para tener reuniones efectivas y aprender a reconocer los momentos más importantes, se recomienda tener en cuenta los siguientes factores:

-Señales verbales y no verbales. Hay que estar atento a las personas que comienzan a tomar notas y las que empiezan a contribuir con su opinión. Eso significa que están prestando atención y, además, agregan valor a la reunión brindando sus puntos de vista.

Battles destacó que “es la parte valiosa de la reunión, cuando las personas están abiertas a la información y se relacionan con ella”, porque muestra cómo la información impacta en otras personas del equipo.

Cuando aparecen contribuciones, es fundamental dejarlas fluir y no sofocarlas. Por ello, recomienda involucrar a las personas haciendo preguntas e invitándolas a conversar.

-Cultura de colaboración. Se debe crear un ambiente en el cual los participantes se sientan libres para opinar y participar. Para esto se necesita que las reuniones sean vistas como “una zona de seguridad y los empleados confíen en que la norma es que puedan contribuir”.

-Agenda flexible. Para que la reunión sea fructífera, hay que estar presente y consciente de lo que sucede en la misma; no hay que dejar que simplemente suceda. Para eso, Battles sugiere bloquear la agenda y dedicarle exclusividad a la reunión.

-El “oro”. Cuando se llegue a un estado de discusión y de propuestas, es esencial identificar los pasos a seguir “antes de continuar para aprovechar la energía”. Esto crea una perspectiva distinta para quien organizó el encuentro. Al tomar registro de esto, se puede usar luego para ayudar a los participantes a interactuar en próximas reuniones.